極力書類は扱わないよう意識していますが、気付けば私のデスクにも書類がたまっていきます。
というか紙って管理するのけっこう大変じゃないですか？
書類を見返す作業とスマホで分類する作業のストレス度が大きく違う件
電子化するものはフォルダ分けとか、どのファイルになにが入っているかとかがすぐわかります。
もしわからなくても記憶を頼りに検索かけられますよね、紙ベースだとまずどうやって整理するのが良いかから考えてしまうのです。
PCなら1つの画面ですべて済む
紙だと場所取るし、探すのも一枚ずつめくったり場所が変わったりと労力がかかります。
PCで電子データを扱う際は検索かければ一発だし、クラウド上ならスマホやタブレットからも確認可能です。
探すのも整理するのも同じ画面を見ながら手元で扱えます。
紙は整理してラベル貼るとか書庫に入れるとか、場所取るから考えなきゃとか私にとって無駄が多すぎるイメージです。
紙を整理するよりデータ整理のほうがラク
正直紙を細かく管理するなんて、重要書類じゃなければやらないですよね。
データは名前をつけて階層も作れば立体的に書類がどこにあるか捉えられるし、しっかり管理しなくてもよい書類まで同様に管理できます。
あとどこでも見られるのが個人的にすごく良いです。やはりふと書類を確認したくなるときって度々あるんですよね。
別に家帰ってからでもいいか…と昔は諦めていましたが、常に書庫が直結している感覚はプチストレスさえも軽減してくれます。
昔ほど電子データの欠点が感じられない
ひと昔前でしたら容量の問題や、ネット環境が不完全だったり端末の解像度だったり電子化の不便さが際立っていました。
今はもう全く問題ないぐらい電子化が浸透しており、電子データのやり取りが中心の会社もあるほどです。
つまり利用しない手はないと言っていいほど。慣例で紙を使い続けている場合もあるため、必要性を確認した上で電子化してもらいたいと強く思っています。
まとめ：書類はそもそも管理しにくいので重要なものだけ書類にしてほしい
紙の無駄というのは本来そこまで無駄ではなくて、紙にすることで生まれる手間を無駄と感じることが多いです。
とはいえ電子化が苦手な方もいるので、臨機応変に選べる世界が来ないかなぁと考えています。
